Depois da assinatura, preserve o arquivo eletrônico final, os anexos que integram o acordo e os registros exportáveis do processo. Guardar apenas uma impressão, uma captura de tela ou um link para a conta do fornecedor pode não permitir a conferência futura do mesmo conjunto documental.
Preserve o original, não só uma versão visível
Baixe o arquivo pela função apropriada. No serviço gov.br, o roteiro oficial alerta que salvar por impressão não conserva a assinatura no arquivo resultante. Mantenha a versão recebida sem alterações e identifique separadamente cópias de consulta ou OCR. [Governo Digital: roteiro oficial de assinatura eletrônica]
Reúna anexos e evidências disponíveis, como relatório, métodos de identificação e eventos relevantes. Não presuma que todo fornecedor exporte os mesmos registros ou mantenha os arquivos pelo mesmo período. Confira o contrato e teste a exportação antes de depender dela.
Use hashes com a referência correta
Um hash ajuda a comparar bytes com uma referência confiável; ele não identifica sozinho quem assinou. O NIST descreve resumos como mecanismos para detectar alterações de mensagens. Guarde o contexto da referência, em vez de tratar qualquer código escrito no PDF como prova suficiente. [NIST FIPS 180-4: Secure Hash Standard]
Se o resultado de uma comparação divergir, preserve as cópias e investigue. Não substitua o original por outro arquivo apenas para fazer os números coincidirem.
Prazo de guarda não é um número universal
Defina os prazos por tipo documental e obrigações aplicáveis, com os responsáveis jurídicos e de negócio. Prescrição, retenção necessária para obrigações e descarte de dados são questões relacionadas, mas não idênticas. Não aplique dez anos automaticamente a toda pasta.
A LGPD prevê regras de término do tratamento e hipóteses de conservação. A política precisa conciliar essas condições com a finalidade e a necessidade, evitando tanto descarte precipitado quanto retenção sem justificativa. [LGPD: texto atualizado, Câmara dos Deputados]
Confira recuperação e acesso
Adote cópias de segurança e controle de acesso. O CERT.br reúne orientações de backup e proteção de contas. Teste a recuperação de arquivos autorizados e confirme se anexos e registros continuam legíveis. [CERT.br: fascículos de segurança]
Na saída de um fornecedor ou de uma pessoa da equipe, verifique transferência de responsabilidade, exportações e encerramento de acessos. Este roteiro não fixa prazo legal nem garante que um conjunto de registros será suficiente em uma disputa concreta.
